Facturación automática para autónomos: cómo dejar de perder tiempo

La facturación automática te ahorra una de las tareas más pesadas de un autónomo: preparar facturas, enviarlas y perseguir los cobros. No se trata de cambiar tu forma de trabajar de un día para otro. Se trata de que las facturas salgan solas cuando cierras un trabajo, sin copiar datos y sin errores. Veamos qué se puede automatizar y por dónde empezar.

Qué es la facturación automática

Es conectar tu forma de vender con tus facturas. Cuando pasa algo concreto, la factura se genera sola:

• un cliente acepta un presupuesto;
• terminas un servicio o una cita;
• llega la fecha de una cuota mensual.

Los datos del cliente, los importes y el IVA ya están en el sistema. Tú solo revisas, o ni eso si todo está bien configurado.

Qué ganas al automatizar tus facturas

Tiempo

Cada factura hecha a mano son unos minutos. Multiplicados por todas las del mes, son horas que puedes dedicar a tu trabajo o a tu vida.

Menos errores

Una cifra mal copiada, un número de factura repetido, un cliente con datos antiguos. La numeración correlativa y los datos del cliente se gestionan solos.

Cobros más rápidos

La factura sale el mismo día. Y si el cliente se retrasa, un recordatorio de pago automático le avisa con amabilidad.

Foto: Surface en Unsplash

Lo que conviene revisar con tu gestoría

Automatizar no significa olvidarse de la normativa. Antes de empezar, habla con tu gestoría sobre:

• los datos obligatorios de tus facturas;
• el tratamiento del IVA en tu actividad;
• Verifactu, el sistema de registro de facturas de la Agencia Tributaria, y cómo te afecta;
• la forma en que quiere recibir las facturas para tu contabilidad.

Un buen software de facturación se adapta a todo esto. Lo importante es que tu gestoría y tú tengáis la misma información, en el mismo formato.

Cómo empezar la facturación automática sin complicarte

1. Haz una lista de los momentos en que facturas: servicio terminado, pedido entregado, cuota mensual.
2. Elige el más frecuente y automatiza solo ese al principio.
3. Conecta tus datos de clientes para no escribirlos dos veces.
4. Activa los recordatorios de pago.
5. Revisa el primer mes con tu gestoría y ajusta.

Te enseñamos ejemplos concretos en nuestra página de facturación automática. Si además quieres seguir tus clientes y tus ventas en un solo sitio, mira cómo funciona un CRM y seguimiento de clientes.

Ejemplos de facturación automática según tu negocio

La facturación automática no se ve igual en todos los negocios. Estos son tres casos habituales:

Servicios con cita

Una fisioterapeuta termina la sesión y la marca como realizada en su agenda. La factura se genera con los datos del paciente y el precio del servicio, y le llega por email. Si el paciente paga con tarjeta en el momento, el cobro queda registrado a la vez.

Cuotas mensuales

Una academia cobra una cuota cada mes a sus alumnos. El día uno, las facturas salen solas, con el importe de cada alumno. Si alguien no paga en la fecha prevista, recibe un recordatorio amable unos días después.

Presupuestos aceptados

Un taller envía un presupuesto. Cuando el cliente lo acepta, el trabajo se programa y, al terminarlo, el presupuesto se convierte en factura sin volver a escribir nada.

Qué necesitas tener ordenado antes de empezar

Para que todo funcione bien, conviene ordenar primero algunos datos:

• una lista de clientes con sus datos fiscales completos;
• tus servicios o productos con sus precios y el impuesto que les corresponde;
• tus condiciones de pago: plazos, formas de pago aceptadas;
• el correo desde el que saldrán las facturas.

Parece mucho trabajo, pero se hace una sola vez. Después, cada factura que no escribes a mano es tiempo ganado y un error menos.

Y si ya usas un programa de facturación

No hace falta cambiarlo. Muchas herramientas se pueden conectar con tu agenda, tu tienda online o tu CRM. La automatización consiste en unir lo que ya tienes, para que los datos pasen de un sitio a otro sin que tengas que copiarlos. Revisa primero qué conexiones ofrece tu programa actual.

Siguiente paso

¿Quieres saber qué tareas de tu negocio se pueden automatizar primero? Nuestra oferta Automatizar empieza siempre por las que más tiempo te quitan.